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Recomendaciones clave para un retorno seguro a las oficinas

Se terminan las vacaciones y el retorno a las oficinas y lugares de trabajo ya es un hecho. Si bien el teletrabajo ha sido parte importante de la vida de los chilenos durante el último año, se observan grados de retorno a las oficinas por parte de los trabajadores.  Son muchas las recomendaciones, orientadas al cuidado personal en el trayecto hacia los trabajos, el ingreso a edificios y el tiempo presente dentro de las oficinas. Las nuevas tecnologías y otras medidas pueden ser clave para enfrentar el Covid-19. A continuación, algunas recomendaciones a considerar para un regreso seguro.

Reducir la capacidad de las oficinas

Por un largo período no se podrá trabajar al 100% de la capacidad en las oficinas. Según el director de Facility Management de CBRE, Carlos Bozzino, “lo esperable es que las empresas organicen retornos graduales, con cierto porcentaje de sus empleados, aumentando a medida que se mitigue el riesgo. Al menos, para las oficinas de CBRE estimamos que el retorno inicial se hará con un 20% de la capacidad promedio, el cual irá aumentando de acuerdo a las indicaciones del Gobierno, avances en la vacunación y otras medidas que favorezcan la mejora.  Este porcentaje dependerá del plan que adopte cada empresa de manera interna y las reglamentaciones gubernamentales a las que haya que alinearse”.

Proceso de reservas de oficinas

En base a la experiencia de otros países en las distintas fases de desconfinamiento, se ha demostrado la efectividad de implementar protocolos de retorno seguro, como lo es la reserva de espacios dentro de la oficina. Las instalaciones pueden ser utilizadas para necesidades específicas, con reserva y aprobación en mano. “En nuestro caso se analizó la situación y funcionamiento de la oficina y se estableció, para esta etapa inicial de retorno, un aforo máximo de ocupación del 35%”, asegura Carlos Bozzino, director de Facility Management de CBRE.

Control de salud en casa

Recogiendo la experiencia de España y EE. UU en sus fases de desconfinamiento, se definió una primera etapa que cumplir antes de salir:  el realizar un control de salud en casa antes de asistir a la oficina. “Tanto para realizar el chequeo de salud, como para reservar espacio en la oficina, hemos creado una aplicación que permite, a todas las oficinas de CBRE en el mundo, organizar sus espacios”, cuenta Bozzino.  “Esta tecnología nos ayuda a mantener un registro y orden de los procesos, además de ofrecer una alternativa fácil y rápida a nuestros colaboradores”, agrega.

El proceso es simple: “Se debe tomar la temperatura, confirmar que no tengas síntomas de COVID-19, y contestar 2 preguntas de verdadero o falso, en la aplicación o plataforma donde hagas tu ‘Health Check-In’. Dependiendo del resultado de tu control, recibirás una notificación de aprobación o bien una para que no asistas al lugar de trabajo ese día”, explica Bozzino.

Debe ser un regreso paulatino y programado

Si bien la instalación de paneles, en espacios como la recepción, y diversos elementos de protección pueden ayudar a adaptar la oficina, esto no es suficiente. Es necesario educar el comportamiento y seleccionar las medidas que mejor se adapten tanto al espacio físico como a la cultura de cada empresa. Keith Carrizo comenta que, “hemos analizado algunos casos en que, por mucho que se hayan implementado medidas, al no haberse realizado las inducciones adecuadas, los mismos usuarios no respetaban las barreras ni guía recién instaladas ya que no estaban familiarizados con esto y no sabía cómo usarlos”.

Por otro lado, para evitar aglomeraciones fuera y dentro de la oficina, se recomienda un retorno gradual en el que haya un espacio para el proceso de adaptación.

Uso correcto de puestos de trabajo

Además de las medidas conocidas, como desinfectar constantemente, usar mascarilla y el distanciamiento social, es recomendable bloquear ciertos puestos de trabajo, ya sea con señaléticas, cintas o alguna modificación, para que quede claro si está permitido su uso o no. En los que están disponibles, habilitar algún tipo de signo/marca que pueda ser puesto encima al finalizar la jornada de trabajo, indicando que fue usado y debe ser sanitizado. 

Segmentar por horarios la hora de almuerzo

Dependiendo de la capacidad y cantidad de colaboradores que asistirán a la oficina, se deberá asignar por turnos el uso del comedor o casino. Estas instalaciones deberán estar abiertas por períodos más prolongados para que exista flexibilidad y se puedan evitar aglomeraciones.

También será necesario reorganizar la distribución de sillas y mesas para cumplir con el distanciamiento social sugerido en el Plan Paso a Paso Laboral. En el caso donde no sea posible mantener distancia, se aconseja la instalación de paneles acrílicos. Bozzino agrega: “En nuestras oficinas, además, como caso excepcional, estará permitido comer en el escritorio si es que la persona prefiere evitar el traslado por el lugar”.

Autolimpieza de coffee points

Para mantener el funcionamiento de los coffee corners en oficinas, se aconseja tener un sistema de auto limpieza o auto sanitización de las máquinas. En el mercado hay una gran variedad de sistemas, los cuales pueden ser automáticos o manuales. Bozzino señala que, “además de la constante limpieza del lugar, hay que considerar el entorno de los coffee corners que, en su gran mayoría cumplen con el objetivo de ser un punto de encuentro e interacción entre los empleados, y donde generalmente hay sillones, sillas o mesas para minutos de descanso. Esto deberá ser reevaluado y contar con protocolos claros para evitar el estancamiento de personas y generar un flujo seguro en el sector de las máquinas”.

Implementación del “one way”

Al igual que en las calles, el “one way” implica caminar por cierta ruta con una dirección establecida, con el objetivo de no cruzar caminos con otra persona. Esto sería posible implementarlo en las oficinas chilenas con el apoyo de señaléticas y guías en los pavimentos. Así, se podrán generar hábitos que en un futuro serán normales. “Un ejemplo de esto en nuestras vidas cotidianas son las escaleras mecánicas: izquierda es línea rápida y derecha es para quedarse detenido. Esto primero comenzó con señalética en los peldaños de las escaleras y hoy es un hábito universal”, asegura el experto de CBRE.

Instalación de salas de aislamiento

Si al llegar a la oficina, y tomar la temperatura en el tótem se detecta que el trabajador presenta más de 37,5°, deberá dirigirse a una de las salas de aislamiento y no podrá acceder a la oficina a desempeñar sus labores. Las salas deberán ser de uso exclusivo para esta función.

Además, no estará permitido realizar llamadas, ni trabajar en dichos espacios. “Si no se tienen salas especiales para esto, recomendamos habilitar alguna de las salas comunes que se encuentren cercanas a la entrada y, obviamente, bloquear su uso para reuniones y otras actividades que se solían hacer ahí”, finaliza Bozzino.